Geschäftsreise planen: Darauf sollten Sie achten

In vielen Jobs gehören Geschäftsreisen zum Standard und lassen sich kaum vermeiden. Dabei kommt es nicht nur darauf an, den Termin vor Ort gut vorzubereiten, sondern auch die Reise selbst.

Übung macht den Meister

Wer das erste Mal zu einer Geschäftsreise muss, sieht sich vielfältigen Vorbereitungen gegenüber. Doch keine Bange, mit der Zeit kommt die Übung und schon bald wird eine solche Reise kaum noch der Rede wert sein. Die Übung bezieht sich hier auf die Vorbereitungen.

Dabei stellen sich unter anderem die folgenden Fragen:

Mit welchem Fahrzeug soll die Reise vorgenommen werden?
Sind Verbindungen mit den öffentlichen Verkehrsmitteln günstiger als mit dem Firmenauto?
Welche Unterlagen und Reisepapiere sind nötig?
Müssen bestimmte Dinge bei der Fahrt ins Ausland bedacht werden?
In welchem Hotel wollen Sie übernachten?
Reisen Sie allein?
Welche Kleidung muss mit?

Die Fragen, die sich bei der Vorbereitung einer Geschäftsreise stellen, sind mit denen bei einer Urlaubsreise vergleichbar. Hier jedoch kommt es darauf an, den Aufenthalt vor Ort gut zu planen, denn für den Geschäftstermin müssen Sie Unterlagen parat haben und den Zugriff auf nötige Daten sicherstellen. Dennoch können Sie beruhigt sein: Übung macht den Meister und zusammen mit einem Partner wie www.lcc-dd.de lassen sich auch Reisen ins Ausland einfach vorbereiten.

Sie lieben keine bunten Koffer? Dann gehören Sie zu der breiten Masse an Reisenden, die auf dunkles Gepäck setzen. Wer nun aber am Gepäckband steht und sich einer Flut von dunklen Koffern gegenübersieht, kann schon einmal verzweifeln. (#01)

Tipps für Reisende am Flughafen

Irgendwie scheint bei einer Geschäftsreise die Zeit verloren zu gehen und so ist das Bild der unter Stress stehenden Dienstreisenden am Flughafen alltäglich. Wenn auch Sie es öfter mal eilig haben, sollten Sie sich am Flughafen nicht unbedingt immer in der kürzesten Reihe anstellen. Das klingt erst einmal unlogisch, doch wenn beispielsweise ein ungeübter Reisender mit einem Blick wie ein Reh im Scheinwerferlicht in der Reihe steht oder eine Familie mit mehreren Kindern, geht es an der kürzesten Schlange oft am langsamsten vorwärts. Achten Sie darauf, welche Reisenden nur einen Trolley dabei haben und allein unterwegs sind und stellen Sie sich am besten dort mit an.

Sie lieben keine bunten Koffer? Dann gehören Sie zu der breiten Masse an Reisenden, die auf dunkles Gepäck setzen. Wer nun aber am Gepäckband steht und sich einer Flut von dunklen Koffern gegenübersieht, kann schon einmal verzweifeln. Binden Sie vorher ein buntes Band an den Koffer oder befestigen Sie einen Aufkleber mit der Aufschrift „Fragile“ am Gepäckstück. Die Crew des Flughafens wird den Koffer ganz nach oben legen und er kommt unter den ersten Gepäckstücken an. Das bunte Band lässt Sie den Koffer wenigstens rasch erkennen.

Einige Koffer gehen scheinbar auf eine andere Reise als ihre Besitzer und kommen erst viele Tage später (oder gar nicht) am Flughafen an. Packen Sie daher eine Reserve an Kleidung ins Handgepäck, auch Ladegeräte und andere wichtige Dinge gehören hier hinein. So können Sie die erste Zeit ohne den eigentlichen Koffer überbrücken.

Wirken Sie dem Jetlag entgegen, indem Sie wach bleiben. Aber nur, wenn Sie in Richtung Westen fliegen! (#02)

Tipps für den Flug

Geübte Vielflieger packen sich Ohrhörer oder Ohropax ins Handgepäck und finden damit zur besseren Entspannung an Bord. Auch eine dünne Decke oder ein Kissen ist hilfreich, damit Sie sich leichter entspannen können und dem Körper signalisieren, dass alles in Ordnung ist.

Fliegen Sie länger als zwei Stunden, so sollten Sie diese Tipps für die Geschäftsreise beherzigen: Die Klimaanlage an Bord entzieht dem Körper Feuchtigkeit, daher sollten Sie zumindest dem Gesicht ein wenig Wasser gönnen. Nutzen Sie dafür einfach ein Taschentuch (idealerweise aus Stoff) und das Mineralwasser, das es an Bord gibt. Tupfen Sie damit das Gesicht ab, so verhindern Sie, dass Sie beim Aussteigen aussehen, als wären Sie um Jahre gealtert.

Ganz wichtig ist auch das Trinken. Als Faustregel gilt hier, dass Sie pro Flugstunde etwa einen viertel Liter Wasser trinken sollten. Besser auf Alkohol und Kaffee verzichten, denn Koffein entzieht dem Körper sogar noch Flüssigkeit, Alkohol lässt die Sauerstoffsättigung im Blut rapide absinken. Sind Sie am Ziel angekommen, sind Sie damit nur umso müder, abgespannter und erholungsbedürftiger.

Außerdem sollten Sie sich bei längeren Flügen ausreichend bewegen. Stehen Sie immer wieder auf und laufen Sie durch den Gang, strecken und dehnen Sie die Beine. Das wirkt dem erhöhten Thromboserisiko entgegen. Wippen Sie von den Zehen auf die Fersen und umgekehrt, diese klassische Übung regt die Durchblutung an.

Wirken Sie dem Jetlag entgegen, indem Sie wach bleiben. Aber nur, wenn Sie in Richtung Westen fliegen! Geht die Reise in östliche Richtung, sollten Sie an Bord schlafen. Am Ziel angekommen, sollten Sie das Sonnenlicht nutzen, denn dieses lässt aufmunternde Hormone frei und macht wach. So stellen Sie sich schneller auf die neue Zeit vor Ort ein.

Wenn Sie länger reisen, laufen Sie Gefahr, rasch völlig verknittert auszusehen. Setzen Sie daher auf ein Outfit, das möglichst knitterfrei ist. (#03

Kleidung für die Reise

Wenn Sie länger reisen, laufen Sie Gefahr, rasch völlig verknittert auszusehen. Setzen Sie daher auf ein Outfit, das möglichst knitterfrei ist: Wolle oder Stoffe mit Stretch-Anteil sind ideal. Leinen hingegen mag auf der Haut zwar angenehm sein, diese Gewebeart knittert jedoch enorm. Wichtig ist auch, dass das Outfit möglichst bequem ist und (für Damen besonders wichtig) verschiedene Sitzpositionen zulässt.

Der Anzug oder das Kostüm hat Knitterfalten erlitten? Dann hilft es, im Hotel die Dusche anzustellen. Dort muss möglichst viel Dampf entstehen. Dann hängen Sie die Kleidung in diesen Dampf und lassen sie dort für ein paar Minuten hängen. Die Falten glätten sich rasch.
Reisen Sie mit dem Auto zum Zielort, sollten Sie bestenfalls auf eine Jeans oder eine Stoffhose in bequemer Weite setzen. Haben Sie jedoch vor Ort keine Möglichkeit, sich vor dem Geschäftstermin noch einmal umzuziehen, sollten Sie auch hier unbedingt auf Knitterfreiheit achten.

Der beste Platz im Flieger

Fliegen Sie für längere Zeit, sollten Sie sich nicht auf einen Platz in der Mitte des Fliegers setzen. Dort ist es am engsten. Außerdem können Sie nicht in Ruhe schlafen, wenn Sie zufällig neben jemandem sitzen müssen, der immer wieder zur Toilette muss. Wir empfehlen, sich besser auf einen Platz am Fenster zu setzen. Dort sollten Sie aber die oben genannte Decke griffbereit haben, denn hier wird es gern einmal kühl.

Müssen Sie selbst aber häufiger zur Toilette, wählen Sie lieber den Platz am Gang. Die meiste Beinfreiheit haben Sie auf den Sitzen vor dem Notausgang, allerdings ist das weithin bekannt und diese Plätze sind in der Regel schon frühzeitig besetzt.

Nehmen Sie daher Ausweise und Kreditkarten sowie Bargeld in verschiedenen Taschen mit, denn so bleibt bei einem Diebstahl immer noch etwas zurück und Sie sind weiterhin zahlungsfähig. (#04)

Tipps für mehr Sicherheit auf dem Flug

Um die Sicherheit der Passagiere kümmert sich die Fluggesellschaft. Sie hingegen müssen sich darum kümmern, dass eigene Unterlagen und Dokumente nicht verloren gehen. Nehmen Sie daher Ausweise und Kreditkarten sowie Bargeld in verschiedenen Taschen mit, denn so bleibt bei einem Diebstahl immer noch etwas zurück und Sie sind weiterhin zahlungsfähig.

Außerdem wichtig: Tragen Sie Ausweispapiere immer „am Mann“, denn vor allem im Ausland ist es wichtig, dass Sie sich jederzeit gegenüber den Behörden ausweisen können. Nicht vergessen: Schreiben Sie sich Notfallnummern zum Sperren von Karten oder Telefon unbedingt auf.

Tipp: Vor der Reise sollten Sie alle wichtigen Dokumente kopieren oder abfotografieren. Schicken Sie sich diese selbst per E-Mail, so haben Sie immer eine Kopie von Reisepass, Buchungsbestätigung, Führerschein und Kontakten. Von der ganzen Welt aus können Sie dann auf Ihr E-Mail-Postfach zugreifen und haben zumindest die Kopien griffbereit.

Tipps für zu Hause

Wenn Sie längere Zeit auf Geschäftsreise sind, sollten Sie auch die Dinge zu Hause bzw. in Ihrem Unternehmen regeln. Sie brauchen eventuell eine Vertretung, die Sie zuvor (und rechtzeitig!) einarbeiten müssen. Eventuell sind Vollmachten zu erteilen, damit die Geschäfte in Ihrer Abwesenheit weitergeführt werden können. Hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten, damit andere Mitarbeiter Sie in Ihrer Abwesenheit anrufen können. Auch ein Abwesenheitsassistent kann hilfreich sein, dieser versendet automatisch die Nachricht, dass Sie derzeit außer Haus sind.

Wichtig ist aber, dass hier auch das Datum zu finden ist, ab wann Sie wieder wie gewohnt erreichbar sind, denn die bloße Information, dass Sie derzeit nicht erreichbar sind, nützt niemandem etwas. Auf Ihrem Facebook-Account sollten Sie jedoch keine Abwesenheitsnotiz hinterlassen, denn dieser ist die erste Anlaufstelle für Diebe und Betrüger, um sich über potenzielle Einbruchsopfer und deren Abwesenheitszeiten zu informieren.